فرآیند ها هسته اصلی کسب و کار سازمان محسوب می شوند. سازمانها در گذشته برای یکایک فرآیند ها، سیستم‌ های جداگانه ‌ای در محدوده آن فرآیند تهیه می کردند که به سیستم‌ های جزیره ‌ای معروف شدند. مشکلات اساسی که به مرور زمان با این نوع نگرش بروز نمود عدم امکان ارتباط بین این سیستم ‌ها با یکدیگر بود و بدلیل طراحی سیستم ‌ها در مورد تنها یک بخش منفک شده از سازمان، اهداف کلی سازمان به نحو مطلوب برآورده نمی ‌شدند. بدین ترتیب ایده سیستم‌های یکپارچه سازمانی شکل گرفت. در رویکرد جامع یک سیستم متشکل از تعدادی زیر سیستم مستقل، ولی مرتبط با هم طراحی می‌شوند. در اینصورت مشکل اساسی، حجم زیاد کار طراحی و پیاده سازی سیستم‌ ها است. نهایت امر، مدیریت فرآیند کسب و کار مطرح شد که با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان ‌ها، روشی یکپارچه برای تعریف، اجرا، بازبینی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان‌ ها را ارایه می‌کند و با استفاده از متدها و ابزارهای مربوطه حجم کار توسعه راه کار ها را به حداقل ‌رسانده و مدیریت امور را سهل و کارآمد می کند. عملیات سازمان‌ها در قالب فرآیندها طراحی نیز نظام مند می‌شوند. فرآیندها مجموعه‌ای از عملیات درون سازمانی بوده که هدف واحدی را برآورده می‌نمایند. هر فرآیند از طریق مجموع زیر فرایندهای داخلی به همراه توالی بین زیرفرایندها، نقطه شروع و پایان بیان می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار روشی یکپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای کسب و کار است. در هر یک از فرایندها افراد و سامانه ها نقش دارند. تعاملات بین افراد و گردش اطلاعات در سازمان است که به آن حیات می‌بخشد. هدف BPM، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارایه ابزاری برای بهبود فرایند‌ها در گذشت زمان است.

متدولوژی ها متعددی برای مدیریت فرایندهای کسب و کار ارائه شده که در اکثر آنها چهار مرحله زیر جز یی اساسی می باشند:
ـ مرحله طراحی و مدلسازی: ابتدا هسته اصلی کسب‌وکار و فرآیندهای مربوطه مدلسازی می‌شوند. بر اساس بیشتر متدولوژیها لازم نیست در همان ابتدا فرآیندهای کسب‌وکار بهینه شوند. لذا می‌توان از روی وضعیت موجود مدلسازی را انجام داد و بعد با استفاده از مکانیزم‌هایی که متدولوژی BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آن‌ها را بهینه‌ و کارا نمود. تفکیک قائل شدن بین "قوانین کسب و کار" و "فرایندهای کسب و کار" امکان طراحی و مدلسازی به صورت کارا و اثر بخش را به ارمغان می آورد. در ضمن می توان از UML AD برای مدلسازی فرایندهای کسب و کار استفاده کرد.
ـ مرحله پیاده سازی و استقرار : بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار ، فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین کسب‌وکار پیاده‌سازی شده، بایستی نهادینه شوند. کلیه سیستم‌های موجود و قدیمی باید متصل و یکپارچه شوند. جدا بودن قوانین کسب‌وکار از فرآیندهای کسب‌وکار این امکان را فراهم می‌سازد که بتوان مدیریت تغییرات قوانین کسب‌وکار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند. ضمنا در این مرحله معیار هایی به منظور بررسی عملکرد سیستم جهت اندازه گیری کارایی و اثر بخشی تعیین می گردند.
ـ مرحله ارزیابی و مدیریت: پس از استقرار سیستم در سازمان، افراد و بخشهای متعدد سازمان با توجه به نقش و وظایف سازمانی، با فرآیندها ارتباط خواهند داشت و فرایندها را اجرا می کنند. به‌عنوان مثال، کاربران هسته اصلی کسب‌وکار بعد از استقرار فرآیندهای مکانیزه شده در سازمان باید کارهایی از قبیل تأیید یا رد تصمیمات کلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را به عهده بگیرند. مدیران و سرپرستان بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت کنند و متخصصین BPM نیز باید فرآیندها را از لحاظ انطباق با خواسته های سازمان و استانداردها، مدیریت نمایند.
ـ مرحله بهبود و توسعه: استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام کار نیست، بلکه از این پس سازمان باید بتواند اجرای فرآیندها را بر اساس یک سری از معیارهای کلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری کارایی فرآیندها، تحلیل نماید و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال کند تا از این طریق، کارایی فرآیندها افزایش یابد. به واسطه این قابلیت‌، کاربران حوزه کسب‌و‌کار می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و آن‌ها را اعمال کنند.
با توجه به فراگیری اسقرار ISO۹۰۰۰ در سازمانها می توان از آن بعنوان یک متدولوژی متداول برای پیاده سازی و استقرار BPM بهره برد.
در خصوص سیستمهای مبتنی بر فن آوری اطلاعات برای BPM با توجه به گستردگی محصولات تنها به معرفی محصولات مایکروسافت بر روی سکوی عامل ویندوز و محصولات کلی کد باز بر روی سکوی عامل لینوکس بسنده می شود:
ـ محصولات شرکت مایکروسافت:
□ امکانات کاربری: تعامل کاربران با سیستم BPM مایکروسافت از طریق MS Office صورت می‌گیرد. سیستم BPM مایکروسافت به کاربران اجازه می‌دهد از مجموعه MS Office مانند Word ،‌Excel و InfoPath برای تعامل با فرآیندهای کسب‌ و کار استفاده کنند. اموری از فرایند کسب و کار که نیاز به تاثیر انسانی دارند، به سهولت در اختیار کاربر قرار می گیرند. در ضمن داده‌ها و ابر داده‌های فرآیندها نیز قابل دسترسی و مدیریت هستند.
□ امکانات مرتبط با فرآیندها و SOA: ‌ خودکارسازی و مدیریت فرآیندها در محیطی توزیع‌شده به وسیله دو سرور لایه میانی فراهم می شوند:
□ Office Share Point Server: این سرور تعاملی به منظور اشتراک‌ گذاری مستندات جهت ارتباط بهتر با سایر همکاران به کار گرفته می شود. همچنین Share Point Server قابلیت ایجاد یک پورتال هوشمند برای اتصال افراد و تیم‌ها در سازمان با دانش سازمانی را دارد.
□ BizTalk Server: این سرور به‌عنوان هسته اصلی راه‌حل BPMS مایکروسافت، در محدوده یک سازمان و همچنین در محدوده‌های بین‌سازمانی، مطرح است و با داشتن قابلیت‌های مرتبط با XML و وب‌سرویس‌ها می‌تواند به‌عنوان یک رابط برای پیا‌م‌رسانی و تبدیل مستندات به قالب‌های متعدد، نرم‌افزارهای موجود را به هم متصل کند. در ضمن می‌تواند به‌عنوان یک سرور برای تعاملات بین فرآیندی هم عمل کند.
□ امکانات مرتبط با داده‌ها و هوشمندی کسب و کار: SQL Server MS بعنوان سرور‌ بانک اطلاعاتی سازمانی، به سیستم BPM مایکروسافت قابلیت‌های مرتبط با هوشمندی کسب ‌و کار را در رده سازمانی می دهد. MS SQL Server با اجرای نرم‌افزارهای کاربردی می‌تواند با تحلیل داده‌‌های مرتبط با فرآیندهای کسب‌وکار، نتایج را به صورت گزارش‌ ارایه کند تا بازخورد اطلاعات فرآیندهای سازمان، مشخص گردد و از آنها برای تصمیم‌ سازی و بهبود مستمر فرآیندها استفاده شود. یکپارچگی SQL Server با Server SharePoint و BizTalk Server امکان مدیریت داده‌های موردنیاز برای اجرا و پی‌گیری فرآیندها را فراهم می آورد.
▪ امکانات توسعه سیستم: توسعه سیستم در چهارچوب سیستم BPM مایکروسافت از طریق ابزارهای متعددی صورت می‌ گیرد که هر دسته از این ابزارها برای انجام بخشی از فرآیند توسعه استفاده می‌ گردند از قبیل:
ـ Visio به افراد کمک می‌کند مفاهیم پیچیده‌ای مانند فرآیند و سیستم را بصورت بصری از طریق قابلیت‌های متعدد در خصوص مدل‌سازی و ترسیم نمودارها ایجاد نمایند تا در آن مورد بهتر فکر و اندیشه کنند. در ضمن Visio دارای قابلیت‌های ترسیم نمودارهای خاص برای طراحی فرآیند است. این نمودارها دارای نمادهای مختلفی برای بیان فعالیت‌ها،‌ رویدادها،‌ تصمیمات، جریان کارها و تراکنش‌ها هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توان منطق فرآیندها را به طور کامل مدل و بیان نمود.
ـ با استفاده از Share Point Office Designer می‌توان انواع گردش‌کارها را بدون نیاز به نوشتن کد طراحی و پیاده‌سازی‌ کرد. با استفاده Share Point Office Designer افراد فاقد دانش فنی می‌توانند کاربردهایی از قبیل مدیریت داده‌ و گزارش‌گیری را با سرعت و سهولت ایجاد کنند.
ـ Office InfoPath محیط WYSIWYG برای ایجاد فرمهای الکترونیکی فراهم می‌کند که این فرم‌ها می‌توانند به سیستم‌های کسب‌وکار متصل شده،‌ داده‌ها را از کاربر دریافت و درحین ورود داده‌ها کاربر را راهنمایی نمایند. همچنین InfoPath با بهره‌گیری از استانداردهای XML Schema ، XSLT و ...،‌ روشی استاندارد و ساده را برای فرآیند جمع‌آوری داده‌ها در سازمان فراهم می‌آورد.
ـ Visual Studio به ‌عنوان محیط اصلی توسعه نرم‌افزار در راه حل مایکروسافت مطرح است. این محیط می‌تواند با BizTalk Server یکپارچه شود و از این طریق،‌ مجریان توسعه‌ سیستم می‌توانند فرآیندهایی که روی BizTalk Server اجرا می‌شود را مدل نموده و به هم مرتبط کنند.
▪ محصولات کد باز: گرچه مایکروسافت یک راه حل مشخص، قابل حصول، کامل و روشن برای مدیریت فرایند کسب و کار ارائه داده ولی این راه حل فاقد امکان اختصاصی سازی در ابزارهای زیر بنایی بوده و باید از دیدگاه مایکروسافت تبعیت نمود. همچنین می توان به هزینه سنگین خرید امتیاز کاربری و وابستگی صرف به محصولات مایکروسافت اشاره نمود. در عوض در دنیای open source انبوهی از راه حلها برای BPM وجود دارد که بر روی سکوی عامل لینوکس قابلیت اجرا دارند. در ضمن قابل انتقال به سکوی عامل ویندوز نیز می باشند. ولی از جمله معظلات کد باز را می توان نیاز به دانش فنی زیاد و عدم وجود متولی برای موارد تجاری را نام برد. در بعد امکانات کاربری می توان هم از محصول OFFICE شرکت مایکروسافت که عمومیت بیشتری دارد و هم از محصولاتی مانند OPEN OFFICE بهره برد. در خصوص ابزارهای اصلی بقدری تنوع زیاد است که حتی ارائه لیست محصولات بیش از دهها صفحه می شود. ولی بطور کلی راه حلهای معروف و موفق برای سازمانهای بزرگ اغلب مبتنی بر سرورهای کاربردی مانند JBOSS منجمله JBoss Jbpm است. JBoss Jbpm بعنوان یک سکو ی زبانهای فرایند قابل اجرا (jPDL, BPEL, Pageflow)، اقدام به ارائه راه حل مدیریت فرایند کسب و کار بر روی چرخه کاری به سامانه خدمات کسب و کار می کند. Jbpm بر روی اغلب زبانهای فرایند اجازه ایجاد یک فن آوری ساده برای ماشین مجازی فرایند را می دهد.
در ضمن برخی از شرکت های تجاری اقدام به ارائه راه حلهای کامل در خصوص مدیریت فرایند کسب و کار نموده اند که نمونه آن processMaker، Enhydra SharK، Bigbross Bossa، manageability، ActiveBPEL و ... می باشد. در صورتی که تقسیم بندی زیر در نظر گرفته شود:
۱) هسته اصلی (Core): سیستمهای عامل، پایگاه داده رابطه ای، کاربرد سرورها، وب سرورها و ...
۲) زیر ساخت (Infrastructure): سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، پورتال، چابکی کسب و کار و ....
۳) کاربرد (Application):برنامه ریزی جامع سازمانی، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت روابط مشتری و ...
می توان گفت که راه کار های پیش ساخته از شماره یک به سه کارائی و امکان موفقیت خود را در سازمانهای بزرگ از دست می دهند. به عبارتی به ندرت می توان ERP پیش ساخته موفقی را در سازمان بزرگ مشاهده نمود در حالی که می توان به حصول سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا پورتال از پیش ساخته در سازمان بزرگ امید وار بود. بنا بر این استفاده از Middleware ها برای اجرای سیستم BPM می تواند موفقیت آمیز تر باشد.
در صورتیکه سازمان تقبل زمان و هزینه آموزش پرسنل را به عهده گیرد، انتخاب روش کد باز می توان گفت آینده نگرانه خواهد بود. یا شبیه سایر سازمانها که اخیراً سعی می کنند ساده ترین راه را انتخاب کنند، بهتراست از روش مبتنی بر ماکروساف بهره برد.
مجتبی صابری
رای مند مهر

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: